Ön muhasebe programı seçimi, birkaç yıl boyunca her gün kullanacağınız bir araca karar vermektir. Yanlış seçim, veri taşıma ve yeniden alışma maliyeti nedeniyle kolay geri alınmaz. Bu nedenle demo izlemeden önce doğru soruları sormak gerekir.
Aşağıdaki on soru, ihtiyaç listenizi netleştirmenize ve adayları aynı ölçütlerle karşılaştırmanıza yardımcı olur. Her soruyu önce kendi işletmeniz için yanıtlayın, sonra adaylara yöneltin.
Sorulara geçmeden önce küçük bir hazırlık yapın: bugün hangi işi kaç dakikada yaptığınızı, hangi hatanın en sık tekrar ettiğini ve ay sonunda sizi en çok yoran adımı bir listeye yazın. Bu liste, demo sırasında neye bakacağınızı belirler ve satış sunumunun yönlendirmesinden korur.
İşletmenizle ilgili sorular
1. Hangi süreçleri gerçekten kayıt altına alıyorsunuz?
Cari hesap, stok, teklif-sipariş, fatura, kasa-banka, çek-senet, personel: hepsini bir kağıda yazın ve bugün hangilerini tabloda, hangilerini defterde, hangilerini hiç tutmadığınızı işaretleyin. Program, bugün tuttuğunuz kayıtları kapsamalı; yakın vadede eklemeyi planladıklarınıza da yer bırakmalıdır.
2. Programı kaç kişi, nereden kullanacak?
Tek kullanıcı mı, saha ekibi mi, dışarıdaki mali müşaviriniz mi? Kullanıcı sayısı, yetki ayrımı ve mobil erişim ihtiyacı doğrudan buradan çıkar. Depo görevlisinin telefondan stok görmesi gerekiyorsa masaüstüne bağlı bir çözüm sizi zorlar. Her kullanıcının yalnızca kendi işine ait ekranları görmesi gerekiyorsa yetki ayarlarının ne kadar ince yapılabildiğini de sorun.
3. Mevcut verinizi nasıl taşıyacaksınız?
Cari listesi, ürün kartları, açık bakiyeler ve stok miktarları en az bir kez aktarılacaktır. Adaya toplu içe aktarma desteğini, şablon biçimini ve bu işin kimin sorumluluğunda olduğunu sorun.
Programla ilgili sorular
4. e-Fatura ve e-Arşiv gönderimi programın içinden mi yapılıyor?
Faturayı bir yerde kesip başka bir portala tekrar girmek, hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. e-Belge sürecinin cari ve stok kayıtlarıyla aynı ekranda bağlantılı çalışıp çalışmadığını kontrol edin.
5. Cari ekstre ve bakiye görünümü ne kadar net?
Bir müşterinin ne kadar borçlu olduğunu, hangi faturaların açık kaldığını ve vade durumunu tek ekranda görebiliyor musunuz? Demo sırasında gerçek bir senaryo isteyin: fatura kesin, kısmi tahsilat girin, ekstreyi açın.
6. Stok hareketleri satış belgeleriyle otomatik bağlanıyor mu?
Teklif siparişe, sipariş faturaya dönüştüğünde stok rezervasyonu ve çıkışı kendiliğinden oluşmalıdır. Elle stok düşmek gerekiyorsa sayım farkları kaçınılmaz olur.
7. Raporlar karar vermenize yetiyor mu?
Satış, tahsilat, nakit durumu ve stok devir görünümlerini tarih ve cari bazında filtreleyebilmelisiniz. Rapor sayısından çok, ihtiyacınız olan üç-beş raporun kolay ulaşılabilir olması önemlidir. Raporların dışa aktarılıp mali müşavirinizle paylaşılabildiğini de doğrulayın.
Güven ve sürekliliğe dair sorular
8. Veriler nerede saklanıyor, yedek nasıl alınıyor?
Bulut tabanlı çözümlerde yedekleme sıklığını, veri sahipliğini ve ayrılmak istediğinizde verinizi hangi biçimde alabileceğinizi yazılı olarak isteyin.
9. Destek nasıl işliyor?
Ay sonu fatura kesme telaşında bir sorun yaşadığınızda kime, hangi kanaldan ulaşacağınızı ve beklenen yanıt süresini öğrenin. Eğitim içeriği ve yardım dokümanlarının güncel olup olmadığına bakın.
10. Toplam maliyet nedir?
Aylık ücretin yanında kullanıcı başına ek bedel, e-Belge kontör ücreti, kurulum ve veri aktarım bedeli, modül ekleme maliyeti gibi kalemleri tek tabloda toplayın. Yıllık toplam üzerinden karşılaştırma yapın.
Karar verirken izleyebileceğiniz kısa bir yol
Adayları değerlendirirken en sık yapılan hata, en çok özelliği olan programı seçmektir. Kullanmayacağınız her modül, ekranı kalabalıklaştırır ve ekibin alışma süresini uzatır. Bugünkü ihtiyacınızı karşılayan ve büyüdükçe modül eklemeye izin veren bir yapı, baştan her şeyi içeren bir yapıdan genellikle daha iyi sonuç verir.
- Soruları puanlayın: her biri için 1 ile 5 arasında not verin ve sizin için kritik olanlara ağırlık ekleyin.
- Demo yerine deneme süresi isteyin ve en az bir haftalık gerçek işlemi programda yürütün.
- Mali müşavirinizin görüşünü alın; dönem sonunda ondan isteyeceğiniz dökümlerin programdan alınabildiğini doğrulayın.
- Kararınızı ve gerekçelerinizi yazılı tutun; ileride yeniden değerlendirme gerektiğinde işe yarar.
Cari, stok, teklif-sipariş, fatura ve e-Belge, kasa-banka, çek-senet, personel ve raporlama süreçlerini tek uygulamada, web ve iOS üzerinden yürütmek isteyen KOBİ'ler için AltCad Pro bu modüllerin tamamını sunar.
