Nakit akışı tablosu, belirli bir dönemde kasanıza ve bankanıza girecek ve çıkacak parayı önceden görmenizi sağlayan basit bir çizelgedir. Kârlı görünen bir işletmenin ödeme gününde sıkışmasının nedeni çoğu zaman bu tablonun olmamasıdır.
Bu yazıda muhasebe bilgisi gerektirmeyen, haftalık güncellenen ve tek sayfaya sığan bir nakit akışı tablosunu adım adım kuruyoruz.
Tablonun temel yapısı
Satırlarda nakit kalemleri, sütunlarda dönemler yer alır. KOBİ'ler için en işlevsel dönem haftadır; ay bazlı tablo, ay ortasındaki sıkışmayı göstermez. Önünüzdeki sekiz ile on üç haftayı kapsayan bir tablo çoğu işletme için yeterlidir.
Satırları dört bloğa ayırın:
- Dönem başı nakit: Haftanın başında kasa ve banka hesaplarındaki toplam bakiye.
- Nakit girişleri: Müşteri tahsilatları, vadesi gelen çek ve senetler, peşin satışlar, kredi kullanımı gibi kalemler.
- Nakit çıkışları: Tedarikçi ödemeleri, maaşlar, kira, vergi ve sigorta ödemeleri, kredi taksitleri, verilen çeklerin vadeleri, düzenli giderler.
- Dönem sonu nakit: Dönem başı nakit artı girişler eksi çıkışlar. Bu rakam bir sonraki haftanın dönem başı nakdi olur.
Dönem sonu nakdin eksiye düştüğü hafta, önlem almanız gereken haftadır. Tablonun bütün amacı bu haftayı önceden görmektir.
Araç olarak basit bir hesap tablosu yeterlidir. Önemli olan tablonun biçimi değil, verinin düzenli girilmesi ve her hafta aynı kişi tarafından güncellenmesidir. Ön muhasebe programınız kasa-banka ve vade bilgisini hazır sunuyorsa tabloyu doğrudan oradan besleyin.
Veriyi nereden alacaksınız?
Tablo, tahmin değil kayıt üzerine kurulmalıdır. Her satır için bir veri kaynağı belirleyin:
- Tahsilatlar: Cari hesaplardaki açık faturaların vade tarihleri. Müşterinin geçmiş ödeme alışkanlığını dikkate alın; vadesinde ödemeyen bir müşteriyi vadesinde yazmayın.
- Çek ve senetler: Portföydeki alınan çeklerin vade listesi girişlere, verilen çeklerin vade listesi çıkışlara.
- Tedarikçi ödemeleri: Alış faturalarının vadeleri ve sözlü anlaşmalar. Sözlü anlaşmaları da tabloya yazın; yazılmayan ödeme unutulur.
- Sabit giderler: Maaş, kira, abonelik ve taksit gibi her ay tekrar eden kalemleri bir kez girin, sonraki haftalara kopyalayın.
- Vergi ve resmi ödemeler: Beyanname ve ödeme takvimini mali müşavirinizden alın; tutarları yaklaşık yazıp beyanname netleşince güncelleyin.
Haftalık güncelleme düzeni
Tablo bir kez hazırlanıp bırakıldığında birkaç hafta içinde geçersizleşir. Şu rutini uygulayın:
- Her hafta aynı gün, örneğin pazartesi sabahı, gerçekleşen kasa ve banka bakiyesini dönem başı nakde yazın.
- Geçen hafta için tahmin ettiğiniz giriş ve çıkışları gerçekleşenlerle karşılaştırın. Sapmanın nedenini bir kelimeyle not edin: gecikme, iptal, beklenmeyen gider.
- Yeni faturaları, yeni çekleri ve yeni anlaşmaları ilgili haftaya ekleyin.
- Tablonun sonuna bir hafta daha ekleyin; böylece ufuk hep aynı uzunlukta kalır.
- Eksiye düşen hafta varsa o hafta için bir eylem yazın: tahsilat hatırlatması, ödeme erteleme talebi, kısa vadeli kaynak.
Bu rutin ilk haftalarda yarım saat alır; alışkanlık oturduğunda on dakikaya iner. Güncellemeyi atlamak yerine kaba bir güncelleme yapmak her zaman daha iyidir.
Tabloyu daha kullanışlı hale getiren üç ekleme
- Asgari nakit çizgisi: Altına inmek istemediğiniz bir tutar belirleyin ve dönem sonu nakdi bu çizgiyle karşılaştırın. Eksi olmasa bile çizginin altındaki haftalar uyarı anlamına gelir.
- Kesinlik derecesi: Her giriş kalemini kesin, olası ve belirsiz olarak işaretleyin. Yalnızca kesin girişlerle de bir toplam hesaplayın; kötümser senaryoyu görürsünüz.
- Vadesi geçmiş alacaklar satırı: Tahsil edilemeyen tutarları ayrı bir satırda gösterin. Bu satır büyüyorsa sorun nakit planında değil, tahsilat düzenindedir.
Sık yapılan hatalar
Fatura tarihini tahsilat tarihi sanmak, KDV dahil ve hariç tutarları karıştırmak, verilen çekleri unutmak ve yılda bir kez ödenen giderleri tabloya hiç yazmamak en sık karşılaşılan hatalardır. Tabloyu ilk kez kuruyorsanız geçmiş üç ayın gerçekleşen kasa-banka hareketlerine bakarak satırlarınızı test edin; unuttuğunuz kalemler orada görünür.
Kasa-banka bakiyelerini, açık fatura vadelerini ve çek-senet portföyünü tek yerden izleyip bu tabloyu beslemek için AltCad Pro'nun kasa-banka, cari ve raporlama modüllerini web ve iOS üzerinden kullanabilirsiniz.
