Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki tüm alışverişin tek bir kayıtta toplandığı yerdir. Doğru tutulduğunda kimden ne kadar alacağınız ve kime ne kadar borcunuz olduğu sorusunun yanıtı her an hazırdır; düzensiz tutulduğunda ise her ay sonu bir uzlaşma telaşına dönüşür.
Bu yazıda borç-alacak mantığını, bakiye kontrolünü ve müşteriye gönderdiğiniz ekstrenin düzenini ele alıyoruz.
Borç ve alacak nasıl okunur?
Cari hesapta her hareket ya borç ya da alacak sütununa yazılır. Karışıklığın önüne geçmek için şu kuralı aklınızda tutun: hareket, karşı tarafın size olan durumunu anlatır.
- Borç: Karşı tarafın size borçlandığı işlemler. Müşteriye kestiğiniz satış faturası, müşteri adına yaptığınız bir ödeme ya da tedarikçiye yaptığınız ödeme bu sütuna yazılır.
- Alacak: Karşı tarafın size alacaklandığı işlemler. Müşteriden aldığınız tahsilat, müşteriye kestiğiniz iade faturası veya tedarikçiden gelen alış faturası buraya yazılır.
Bakiye, borç toplamından alacak toplamının çıkarılmasıyla bulunur. Sonuç pozitifse karşı taraf size borçludur, negatifse siz ona borçlusunuz. Müşteri ve tedarikçi için aynı mantık geçerlidir; yalnızca hareketlerin yönü değişir.
Bakiyeyi güncel tutmanın kuralları
Doğru bakiye, her hareketin zamanında ve doğru belgeyle kaydedilmesine bağlıdır. Şu alışkanlıkları edinin:
- Her hareketin bir belgesi olsun. Fatura, tahsilat makbuzu, çek veya dekont olmadan cari hareket girmeyin. Açıklama alanına belge numarasını yazın.
- Tahsilatı aynı gün işleyin. Kasa, banka, çek veya senetle yapılan her tahsilat o gün cariye yansımalıdır. Geciken kayıt, müşteriyle gereksiz hatırlatma yazışmalarına yol açar.
- Vade bilgisini boş bırakmayın. Faturanın vadesi girilmezse açık bakiye var ama gecikmiş alacak yok görünür; tahsilat takibi kör kalır.
- Kısmi ödemeleri faturayla eşleştirin. Hangi ödemenin hangi faturayı kapattığını belirtin. Böylece hangi faturaların açık kaldığı net görünür.
- Kur farkı ve iade gibi istisnaları ayrı işlem türüyle kaydedin. Hepsini tek bir genel başlık altında toplarsanız ekstre okunmaz hale gelir.
Düzenli ekstre nasıl hazırlanır?
Ekstre, belirli bir dönemdeki hareketlerin ve sonuç bakiyesinin karşı tarafa sunulduğu belgedir. İyi bir ekstre, müşterinin ek soru sormadan mutabakat verebileceği kadar açık olmalıdır. Şu başlıkları içerdiğinden emin olun:
- Dönem başlangıcı ve bitişi ile devir bakiyesi
- Her hareket için tarih, belge türü, belge numarası ve açıklama
- Borç, alacak ve her satır sonrası yürüyen bakiye
- Dönem sonu bakiyesi ve varsa vadesi geçmiş tutarın ayrı gösterimi
- İletişim ve ödeme bilgileriniz
Ekstreyi her ay aynı günde gönderin; müşteri bu ritme alışır ve mutabakat süresi kısalır. Mutabakat farkı çıktığında önce belge numarası eşleşmeyen satırlara bakın; farkların büyük bölümü eksik kayıttan ya da yanlış cariye işlenmiş hareketten kaynaklanır.
Aynı düzeni tedarikçileriniz için de uygulayın. Tedarikçiden gelen ekstreyi kendi kayıtlarınızla satır satır karşılaştırın; girilmemiş alış faturası veya eksik ödeme kaydı en çok bu karşılaştırmada ortaya çıkar. Mutabakat sonucunu tarih ve imzayla saklayın; sonraki dönemde tartışma çıkarsa başlangıç noktanız hazır olur.
Sık yapılan hatalar
- Aynı firmaya birden fazla cari kart açmak. Şube, yetkili veya yazım farkı nedeniyle açılan mükerrer kartlar bakiyeyi böler. Kartları vergi numarasına göre tekilleştirin.
- Tahsilatı cariye değil doğrudan kasaya işlemek. Kasa doğru görünür ama müşteri hâlâ borçlu kalır.
- İade ve iskontoları faturadan düşmek yerine açıklama olarak yazmak. Bakiye ile belge tutmaz.
- Ekstreyi yalnızca sorun çıkınca göndermek. Düzenli ekstre, sorunun büyümeden fark edilmesini sağlar.
Kısa bir kontrol rutini
Haftada bir, vadesi geçmiş bakiyeleri listeleyin ve her biri için bir sonraki adımı not edin. Ay sonunda en yüksek bakiyeli on carinin ekstresini gözden geçirin ve belgesi eksik satırları tamamlayın. Bu iki küçük alışkanlık, yıl sonundaki mutabakat yükünü belirgin biçimde azaltır. Ekip içinde kimin hangi cari grubundan sorumlu olduğunu da netleştirin; sahibi olmayan bakiye takip edilmez.
Cari hareketlerin fatura, tahsilat, çek-senet ve kasa-banka kayıtlarıyla otomatik bağlanmasını ve ekstrenin tek adımda hazırlanmasını istiyorsanız AltCad Pro, bu akışı web ve iOS uygulamasında sunar.
