Satış süreci çoğu işletmede üç ayrı belgede yaşar: teklif bir dosyada, sipariş bir tabloda, fatura programda. Her belge yeniden yazıldığında fiyat, miktar ve müşteri bilgisi bir kez daha hata riskiyle karşılaşır. Tek akış, aynı verinin bir kez girilip aşamadan aşamaya taşınması demektir.
Bu yazıda teklif, sipariş ve fatura aşamalarını bağlantılı bir zincire dönüştürmenin yolunu ve her aşamada yapılması gereken kontrolleri anlatıyoruz.
Neden tek akış?
Bağlantısız belgelerin maliyeti görünmezdir ama gerçektir. Teklifte verilen iskonto faturaya yansımaz, siparişteki miktar sevk edilenden farklı çıkar, stok rezerve edilmediği için aynı ürün iki müşteriye satılır. Tek akışta ise:
- Müşteri, ürün, fiyat ve iskonto bilgisi teklif aşamasında bir kez girilir ve sonraki belgelere aktarılır.
- Her belge bir öncekine bağlı olduğundan hangi teklifin siparişe, hangi siparişin faturaya dönüştüğü izlenebilir.
- Sipariş onaylandığı anda stok rezervasyonu, fatura kesildiği anda stok çıkışı ve cari hareket kendiliğinden oluşur.
- Satış ekibi ve muhasebe aynı belgeye baktığından mutabakat ihtiyacı azalır.
Aşama 1: Teklif
Teklif, zincirin ilk halkasıdır; burada gösterilen özen sonraki tüm aşamalara yansır. Teklif hazırlarken şunları standartlaştırın:
- Cari kart üzerinden çalışın. Müşteriyi her seferinde elle yazmak yerine kayıtlı cariden seçin; adres ve vergi bilgisi faturaya hatasız taşınır.
- Ürün kartından fiyat çekin. Liste fiyatı, varsa müşteriye özel fiyat ve iskonto kuralı ürün kartından gelsin; teklif üzerinde yalnızca istisnaları değiştirin.
- Geçerlilik süresi ve ödeme koşulunu yazın. Vade, teslim süresi ve nakliye koşulu teklifte netleşmezse siparişte tartışma konusu olur.
- Revizyonları aynı teklif altında tutun. Her değişiklik için yeni belge açmak yerine sürüm numarası verin; müşterinin hangi sürümü onayladığı belli olsun.
- Durum takibi yapın. Gönderildi, görüşülüyor, kabul, ret gibi durumlar teklif listesinde görünsün. Yanıt bekleyen teklifleri belirli aralıklarla hatırlatın.
Aşama 2: Sipariş
Kabul edilen teklif, yeniden yazılmadan siparişe dönüştürülmelidir. Sipariş, müşteriye verdiğiniz sözün kaydıdır; bu nedenle teklif aşamasındaki belirsizliklerin hepsi burada netleşmiş olmalıdır. Dönüşüm sırasında kontrol edilecekler:
- Miktar ve fiyat teyidi: Müşteri teklifin tamamını mı, bir kısmını mı onayladı? Kısmi onayda kalan kalemleri teklifte bırakın.
- Stok durumu: Sipariş kalemleri için mevcut stok, rezerve stok ve bekleyen alış miktarına bakın. Eksik ürün varsa tedarik veya kısmi sevk kararını bu aşamada verin.
- Rezervasyon: Onaylanan sipariş stoktan rezerve edilsin; böylece aynı ürün başka bir teklife yanlışlıkla taahhüt edilmez.
- Termin: Teslim tarihi siparişe yazılsın ve sevkiyat planı buna göre kurulsun.
Siparişler için de durum takibi önemlidir: açık, kısmen sevk edildi, tamamlandı, iptal. Açık siparişler listesi, hem depo hem de satış için günlük iş listesidir.
Aşama 3: Sevk ve fatura
Sevkiyat yapıldığında stok çıkışı, fatura kesildiğinde de cari hareket siparişten üretilmelidir. Bu aşamada:
- Faturayı siparişten oluşturun; kalemleri yeniden girmeyin. Kısmi sevkiyatta yalnızca sevk edilen miktarı faturalayın, kalan miktar siparişte açık kalsın.
- Faturadaki fiyat ve iskontonun sipariştekiyle eşleştiğini kontrol edin; farklılık varsa nedeni belgeye not edilsin.
- Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına göre e-Fatura ya da e-Arşiv fatura düzenleyin. Program bu kontrolü otomatik yapıyorsa belge türü hatası büyük ölçüde ortadan kalkar.
- Fatura kesildiğinde vade bilgisinin cariye doğru yansıdığını ve tahsilat takibinin başladığını doğrulayın.
Akışı ölçmek
Zincir kurulduktan sonra birkaç basit göstergeyi düzenli izleyin: teklif-sipariş dönüşüm oranı, teklif gönderiminden sipariş onayına kadar geçen süre, açık sipariş tutarı ve kısmen sevk edilmiş siparişlerin sayısı. Bu göstergeler, hangi aşamada tıkanma olduğunu ek rapor üretmeden gösterir. Dönüşüm oranı düşükse teklif fiyatlandırmasına, teslim süresi uzuyorsa stok ve tedarik planına, açık sipariş tutarı büyüyorsa sevkiyat kapasitesine bakın. Akışı aylık gözden geçirin ve ekiple paylaşın; süreç ancak ölçüldüğünde iyileşir.
Teklifi siparişe, siparişi faturaya ve e-Belgeye tek adımda dönüştürüp stok ve cari hareketlerini otomatik oluşturmak isteyen işletmeler için AltCad Pro, bu akışı web ve iOS uygulamasında sunar.
