Stok sayımı, depodaki gerçek miktar ile kayıtlardaki miktarın karşılaştırıldığı andır. Sayımın amacı yalnızca bir rakam bulmak değil, kayıt ile fiziksel durum arasındaki farkın nereden geldiğini anlamaktır. İyi planlanmış bir sayım, yıl boyunca stok verisine güvenmenizi sağlar.
Aşağıdaki liste, sayımı üç aşamada ele alır: hazırlık, sayım günü ve sonrası. Her maddeyi işletmenizin ölçeğine göre uyarlayın.
Sayımın ne kadar süreceğini küçümsemeyin. Birkaç yüz kalemlik bir depo bile, hazırlık yapılmadığında bir günü aşabilir. Buna karşılık iyi hazırlanmış bir sayım, hem daha kısa sürer hem de sonuçlarına daha çok güvenilir.
Sayım öncesi hazırlık
- Tarih ve kapsamı belirleyin. Tüm depo mu, yalnızca belirli raflar mı sayılacak? Satışın en düşük olduğu günü seçin ve ilgili herkese önceden duyurun.
- Bekleyen belgeleri kapatın. Girişi yapılmamış alışlar, kesilmemiş satış faturaları ve işlenmemiş iadeler sayım farkı olarak geri döner. Sayımdan önce tüm hareketleri kaydedin.
- Depo düzenini kontrol edin. Aynı ürün birden fazla rafta duruyorsa birleştirin; etiketleri okunur hale getirin; hasarlı ve iade bekleyen ürünleri ayrı bir alana alın.
- Ürün kartlarını gözden geçirin. Birim tutarsızlıkları (adet, koli, kg) en sık fark nedenidir. Barkodu eksik veya mükerrer ürünleri önceden düzeltin.
- Sayım listelerini hazırlayın. Listelerde ürün kodu, adı, birimi ve raf bilgisi yer alsın; mevcut kayıt miktarını listede göstermeyin ki sayan kişi rakamdan etkilenmesin.
- Ekip ve görev dağılımı yapın. Her bölge için bir sayan, bir yazan belirleyin. Mümkünse ikinci bir ekip aynı bölgeyi bağımsız olarak kontrol etsin.
Sayım günü
- Hareketleri dondurun. Sayım bitene kadar depoya giriş-çıkış yapmayın. Zorunlu bir sevkiyat varsa ayrı not alın ve sayım sonrası işleyin.
- Bölge bölge ilerleyin. Sayılan rafı işaretleyin; atlanan ya da iki kez sayılan raf olmasın.
- Gördüğünüzü yazın. Tahmin etmeyin, kutu üzerindeki yazıya güvenmeyin; şüpheli kolileri açın.
- Farklı birimleri ayrı kaydedin. Açık koli ve kapalı koli aynı satıra yazılmaz; önce parça sayısına çevirin.
- Hasarlı, son kullanma tarihi geçmiş ve emanet ürünleri ayrı listeleyin. Bunlar satılabilir stokla karışmamalıdır.
- Listeleri aynı gün toplayın ve sisteme girin. Kağıt listeler ertesi güne kaldığında eksik sayfa ve okunmayan rakam sorunu başlar.
Sayım sonrası: fark analizi
Sayım bittiğinde elinizde iki rakam vardır: kayıt miktarı ve sayılan miktar. Aradaki farkı hemen düzeltmeyin; önce nedenini arayın. Fark listesine adet farkının yanında birim maliyeti de ekleyin; böylece hangi farkın gerçekten önemli olduğunu tutar üzerinden görürsünüz.
- Fark listesini tutara göre sıralayın. Küçük adet farkı yüksek tutarlı bir üründe daha önemlidir.
- Büyük farkları yeniden sayın. Fark çoğu zaman sayım hatasından kaynaklanır; ikinci sayım bunu ortaya çıkarır.
- Hareket geçmişine bakın. Son dönemdeki alış, satış ve iade kayıtlarında yanlış birim, yanlış ürün veya eksik belge olup olmadığını kontrol edin.
- Düzeltme fişini açıklamalı kesin. Her sayım farkı için neden alanını doldurun: sayım hatası, fire, kayıp, belge eksiği. Bu bilgi bir sonraki sayımda neyi iyileştireceğinizi gösterir.
- Sonuçları ekiple paylaşın. Fark oranı, en çok fark veren ürün grupları ve alınan önlemler kısa bir notla kaydedilsin.
Sayımı kolaylaştıran alışkanlıklar
Yıllık büyük sayım yerine dönüşümlü sayım uygulayabilirsiniz: her hafta belirli bir ürün grubunu sayın, böylece yıl içinde tüm stok en az bir kez kontrol edilmiş olur. Hızlı hareket eden ve yüksek tutarlı ürünleri daha sık sayın. Depoya giren her ürünün aynı gün kaydedilmesini kural haline getirin; sayım farklarının büyük bölümü sayım gününde değil, yıl içindeki gecikmiş kayıtlarda oluşur. Son olarak, her sayımdan sonra bu kontrol listesini gözden geçirin ve işletmenize özgü maddeleri ekleyin; liste zamanla sizin deponuza uyarlanmış bir prosedüre dönüşür.
Stok hareketlerini teklif, sipariş ve faturayla bağlantılı tutmak, sayım listelerini sistemden almak ve farkları tek ekranda incelemek için AltCad Pro'nun stok modülünü web veya iOS uygulamasında kullanabilirsiniz.
